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Datenbasierte Personalpolitik

Wie steht es in Zeiten von Fachkräftemangel um die Berliner Personalstatistik? Open Data und eigens betriebene Dashboard-Lösungen unterstützen und ergänzen bestehende Infrastrukturen für eine datenbasierte, vorausschauende Personalpolitik.

Datenbasierte Personalpolitik

Transparenz über den Landesdienst schaffen​

Die Berliner Verwaltung steht vor bedeutenden Herausforderungen: Demographischer Wandel, Fachkräftemangel und steigende Anforderungen an den öffentlichen Dienst erfordern eine vorausschauende und datenbasierte Personalpolitik. Als eigenständige und unabhängige Verwaltungseinheit schafft die Statistikstelle Personal bei der Senatsverwaltung für Finanzen Transparenz über Struktur, Kosten und Entwicklung des Personalbestandes des unmittelbaren Landesdienstes – durch Berichte, öffentlich verfügbare Datensätze und Dashboards.

Aktuelle Herausforderungen​

Die Beschäftigtendaten bei den Dienststellen werden monatlich erhoben, pseudonymisiert, in einer zentralen Personalstrukturdatenbank zusammengeführt und statistisch aufbereitet. Sie werden in jährlichen Berichten zum Personalbestand, der Pauschalen Gesundheitsquote, zur Fluktuation und den Beschäftigten mit Schwerbehinderung im unmittelbaren Landesdienst veröffentlicht. Die den Berichten zugrundeliegenden Daten sind sehr umfangreich. Derzeit werden sie als Open Data in Form von Excel-Dateien veröffentlicht, ein Wechsel zum CSV-Format ist perspektivisch vorgesehen. Dabei bestehen u.a. folgende Herausforderungen:

  • Die Datensätze führen Informationen aus zahlreichen Organisationen und Quellen zusammen, enthalten aggregierte personenbezogene Daten und haben dadurch eine komplexe Struktur mit vielen Themenbereichen.
  • Die bestehenden Dashboards sollen künftig nicht mehr über eine externe Instanz eines Dienstleisters, sondern in einer Instanz des Landes Berlin gehostet werden.

Zielsetzung​

Ziel ist ein Veröffentlichungsprozess, der die Daten der Personalstatistikstelle unkompliziert und nutzendenfreundlich bereitstellt. Zusätzlich soll die Erstellung und Bereitstellung digitaler Dashboards im Internet unter Nutzung eines Berliner IKT-Basisdienstes ermöglicht werden.

Besonders wichtig ist uns die Bereitstellung des Data Hub als zukunftssicheren IKT-Basisdienst für das Land Berlin. Damit stünde der Berliner Verwaltung ein leistungsfähiges Open-Source-Werkzeug zur Verfügung, das dabei unterstützt, die Herausforderungen der Digitalisierung besser zu bewältigen.

Thomas Auer, Statistikstelle Personal bei der Senatsverwaltung für Finanzen

Die Umsetzung​

Der Rahmen des Pilotprojekts​

Die Daten

Daten aus verschiedenen Behörden werden lokal prozessiert und verarbeitet, zusammengeführt und anschließend in den Data Hub geladen.

Technische Umsetzung​

Um die Daten als Open Data bereitzustellen, laden Mitarbeitende der Statistikstelle Personal die für die Veröffentlichung bestimmten, anonymisierten Dateien in den Objektspeicher (MinIO) des Data Hub hoch. Über eine mit HTML/CSS gestaltete, öffentlich zugängliche Oberfläche stehen diese Daten einem breiten Nutzendenkreis zur Verfügung. Anschließend wird im Open-Data-Portal des Landes Berlin ein Eintrag erstellt, der auf die im Data Hub bereitgestellte Seite als Datenquelle verlinkt.

Schematische Abbildung der Datenpipeline für die datenbasierte Personalpolitik im Data Hub

Organisatorische und methodische Begleitung​

Die Statistikstelle Personal nahm Kontakt mit der Data Hub Unit auf, da die bisherige technische Lösung für Open Data und interaktive Dashboards eingeschränkt war. Nach Abklärung der Anforderungen wurden zwei Projektskizzen entworfen: eine für die Open-Data-Veröffentlichung, eine für die Migration der Dashboards.

Zentrale Erkenntnisse​

  • Verteilte Dashboard-Lösungen lassen sich zusammenführen. Nachdem zunächst die Kompatibilität der zwei Superset-Instanzen geklärt und die Datensätze in den Data Hub geladen wurden, konnten die Dashboards exportiert und im Data Hub angelegt werden. Dies unterstreicht die Möglichkeit, verteilt im Land Berlin betriebene und gehostete Dashboard-Lösungen im Data Hub zu vereinen.

  • Der Data Hub kann die Open-Data-Infrastruktur ergänzen. Zusätzlich zeigt dieser Use Case eine Möglichkeit auf, wie der Data Hub die Open-Data-Infrastruktur des Landes Berlin ergänzen und die Bereitstellung von öffentlich verfügbaren Verwaltungsdaten unterstützen kann.

Status Quo​

Nach der Migration des ersten Dashboards folgen weitere Schritte zur Überführung der übrigen Dashboards (Personalmonitor, Führungskräfte, Monitoring pauschale Gesundheitsquote/PGQ) sowie zur Verstetigung des Open-Data-Veröffentlichungsprozesses.